Die Bedeutung und Vorteile der Prozessautomatisierung. Derzeit verwenden viele Unternehmen noch manuelle Prozesse, was in einigen Fällen kontraproduktiv ist und mehrere Schwierigkeiten verursacht. Es handelt sich im Allgemeinen um langsamere Prozesse, Dokumente gehen verloren, Prozesse sind nicht sehr effizient und es gibt nicht viel Kontrolle.
Im Falle der Buchhaltung eines Unternehmens ist der Kreditorenbuchhaltungsprozess in der Finanzabteilung das perfekte Beispiel, bei dem darüber hinaus durch Automatisierung große Änderungen und Effizienzverbesserungen erzielt werden können Yooz Experten.
Warum ist Prozessautomatisierung wichtig?
Zuallererst basiert die Bedeutung der Automatisierung von Buchhaltungsprozessen im Unternehmen auf der Tatsache, dass die Implementierung der digitalen Transformation in der Abteilung und neue Technologien zur Erleichterung und Optimierung der Teamzeit möglich sind.
Darüber hinaus meldet die Buchhaltung kontinuierlich verschiedene Probleme im Vergleich zu manuellen Prozessen: hohe Kosten für die Verarbeitung jedes Dokuments, mangelnde Sichtbarkeit, Verlust von Dokumenten, Fehler bei der Zahlung, mangelnde Rückverfolgbarkeit, Fälschung von Dokumenten, mangelnde Kontrolle unter anderem.
Schauen wir uns bestimmte Zahlen an:
Die Kosten für die manuelle Bearbeitung einer Papierrechnung variieren zwischen 9,4 und 20,8 US-Dollar, und die Kosten für die Archivierung werden auf 3,25 US-Dollar geschätzt. Und jeder Fehler ist sehr teuer! Eine falsch eingereichte oder verlorene Rechnung kostet das Unternehmen 100 US-Dollar für die Suche und noch höhere Kosten, wenn sie reproduziert werden muss.Der Stand von ePayables 2020“. Darüber hinaus gibt es andere Arten von indirekten Kosten, die schwieriger zu messen sind, von denen wir jedoch wissen, dass sie vorhanden sind und die diesen Prozess weiter erschweren.
Nach der Beschränkung, die wir Anfang 2020 durchlaufen hatten, standen Unternehmen vor der Notwendigkeit, in einem Umfeld größerer Unsicherheit und mit wenig verfügbaren Informationen über ihre Aktivitäten voranzukommen. Um die Kontrolle wiederzugewinnen, wurde der Fokus darauf gelegt, die Zukunft des Unternehmens zu garantieren und auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet und in der Lage zu sein. Dies zeigt, dass manuelle Prozesse veraltet sind und sich nicht an die Anforderungen an Transparenz, Effizienz und Agilität anpassen, die heute unter anderem für die Buchhaltungsabteilung gelten.
Es ist an der Zeit, Automatisierungstechnologie in Unternehmen einzuführen und so einen besseren Service zu gewährleisten, Anstrengungen auf wichtigere Aufgaben umzuleiten und einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.
Aber was sind die Vorteile eines automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozesses?
- Mehr Produktivität im Unternehmen: Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können die Fixkosten des Prozesses gesenkt und Produktivitätsgewinne schnell erzielt werden. Die Automatisierung spart Zeit bei betrieblichen und langwierigen Aufgaben wie Dokumenteneingabe, Archivierung, Suche usw. Auf diese Weise wird der gesamte Prozess beschleunigt und produktiver.
- Sichtbarkeit zu verhandeln: In diesem unsicheren Umfeld, in dem wir leben, muss das Unternehmen jederzeit über seine finanzielle Situation informiert sein und Zugriff auf Echtzeitinformationen aller seiner Prozesse haben. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet diese konstante, minutengenaue Sichtbarkeit. Auf diese Weise ermöglicht der sofortige Zugriff auf Daten bessere strategische Entscheidungen, da die Informationen in Echtzeit verfügbar sind.
- 24/7 Verfügbarkeit: Mit einem automatisierten Prozess in Ihrem Unternehmen können Sie die Aktivität remote fortsetzen, ohne an Effizienz und Produktivität zu verlieren. Wir können jederzeit und von überall auf hochwertige Informationen und Daten zugreifen. Confinement war das perfekte Beispiel, um zu demonstrieren, wie wichtig Automatisierung ist. Diejenigen, die diese Art von System hatten, konnten von zu Hause aus weiterarbeiten.
- Mehr Sicherheit: Alle Unternehmen, insbesondere kleinere, müssen ihre internen Prozesse gut verwalten, um die Sicherheit gegen unvorhergesehene Ereignisse zu erhöhen. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung liefert Informationen, verhindert den Verlust von Dokumenten und reduziert Dateneingabefehler, unter anderem beim Eingeben und Bezahlen von Rechnungen.
- Weniger Verzögerungen und Rechtsstreitigkeiten: Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung erleichtert die Kontrolle der Lieferanten und den Aufbau von Qualitätsbeziehungen zu ihnen. Auf diese Weise verbringt das Team keine Stunden damit, Zahlungsprobleme zu beheben oder fehlende Dokumente usw. zu finden. Es wird geschätzt, dass 41% der Zeit eines Buchhalters für die Bearbeitung von Lieferantenanrufen aufgewendet wird, was die Zahlung in 31% der Fälle verzögert. Mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können die Risiken von Zahlungsverzug und anderen Fehlern drastisch reduziert werden.
- Bessere Qualität der Unternehmensführung: Dank der Automatisierung ist es möglich, in Echtzeit auf relevante Informationen (Leistungsindikatoren) zuzugreifen, die eine bessere Verwaltung und Kontrolle des gesamten Prozesses sowie der Humanressourcen ermöglichen. Darüber hinaus werden alle Arten von Informationen und statistischen Daten zum Prozess abgerufen, was einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz darstellt und mehr Zeit für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung, besseren Kundenservice und Konzentration auf das Produktangebot lässt.
- Betrug beenden: Unter allen Risiken, denen ein Unternehmen ausgesetzt ist, gehört Dokumentenbetrug zu den häufigsten. Laut der Firma Euler Hermes waren 2018 70% der Unternehmen Opfer eines Versuchs, Dokumente zu betrügen. und diese Arten von Problemen sind auch kostspielig. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht eine bessere Qualitätskontrolle des gesamten Prozesses über die Software und das Erkennen von Anomalien in den Dokumenten. Auf diese Weise wird es zur Waffe des CFO, um sicherzustellen, dass er versucht, Dokumente zu betrügen.
